تبلیغات
RF2268AM - بودجه و بودجه ریزی در آموزش
یکشنبه 29 اسفند 1389

بودجه و بودجه ریزی در آموزش

   نوشته شده توسط: عارف محمدی    نوع مطلب :بودجه ریزی ،

مقدمه
 برآوردبودجه درآموزش نه تنهاازاساسی ترین امورمدیریت موسسات آموزشی به سمار می رود بلكه اصولی ترین وسیله نظارت بر خدمات آموزش نیزمحسوب می شود . رفع نیازها و دستیابی به هدفهادرچهارچوب بودجه امكان پذیراست. ودرحقیقت پایه واساس سازمان آموزش به نیروی مالی آن بستگی دارد . افزایش تصاعدی حجم انتشارات ونیاز به اموزش افراد درجهان امروز یابه اصطلاح انفجاراطلاعات باعث افزایش درخواست دانشمندان ومتخصصان برای آگاهی سریع وبه موقع از این اطلاعات شده ولزوم ارایه خدمات اطلاعاتی ، اطلاعات ملی ، منطقه ای وبین المللی رااجتناب ناپذیرساخته است،درمجموع همه این عوامل موكدلزوم بودجه كافی وتنظیم دقیق آن است،اهمیت این موضوع به اندازای است كه دربعضی ازموسسات آموزشی  بزرگ تقریبا"نیمی ازسال به مطالعه و تنظیم بودجه ونیمه دیگر سال به هزینه نمودن كامل بودجه اختصاص می یابد.(علومی،1376،ص49)

ازاواسط دهه ء1980 لازم بود كه كتابداران و مدیران اطلاع رسانی بامسایل مالی آگاه شوند . همه موسسات آموزشی  از محدودیت وكمبود منابع مالی رنج برده اند كه هنوز هم این كمبود منابع پولی و مالی وجود دارد. این مسایل براین نكته تاكید دارد كه افراد ومدیران متخصص كه دارای درك كاملی از مدیریت مالی هستند استخدام شود . مدیران ماهر به اهمیت فراوان و قرار گرفتن یا داشتن چنین توصیفی برای تكنیكهای كاربردی آگاهند .این تكنیكها شامل موارد زیر است : كنترل هزینه  - استفاده ازمنابع به بهترین نحو - توجیه منابع اضافی - توجیه فراهم آوری منابع آوری ،درآمدزایی (mckay.2003 p.2-3)باتوجه به آنچه كه گفته شد موسسات آموزشی تخصصی باید از بودجه كافی ،مستقل و مناسب با هدفها و وظایف مدون و محسوب خود برخوردار باشند تا بتواند نیازهای آموزشی واطلاعاتی جامعه را به راحتی برآورده سازند. (تعاونی،1370،ص47). مدیران موسسات آموزشی  باید مدیریت مالی و همچنین مهارتهای اجرا كردن بودجه در موسسات آموزشی را آموزش ببینند(cropley .1991)در این بررسی كوتاه به طور كامل و عمیق نشان دادن واقعیتهای موجود در مدیریت مالی امكان پذیر نخواهد بود با وجود این امیدواریم این راهنماییها دیدگاه كمی از زمینه موضوعی درزمینه بودجه در موسسات آموزشی ارایه نماید.

                            
تعریف واژه بودجه و بودجه بندی(به معنی عام)   

واژه بوژت    ( Bouget )  یك واژه فرانسه قدیم است و به كیف چرمی اطلاق میشده است كه وجوه نقد ر ا د ر آن نگهداری می كردند،فرهنگ لغت آكسفورد بودجه را چنین تعریف می كند ، مقدار پولی كه یك شخص یا سازمان در یك دوره زمانی خاص در قالب یك طرح مصرف می كند 

تعریف تخصصی واژه بودجه و بودجه بندی

بودجه عبارتست از شرح صورت وضعیت و پیش بینی درآمدها و هزینه ها برای یك دوره درآینده یك سازمان و یك (seer :2000)  ابزارمدیریتی است كه مدیر را دركنترل و سلامت مالی موسسات  كمك می كند بودجه یك طرح مرتب و هماهنگ از برنامه ریزی مالی و مدیریت است و ابزار اصلی برنامه ریزی ، انگیزش وكنترل كسب وكار می باشد.
بودجه ریزی بیان سیاستها و برنامه های دولت و ابزاری برای بررسی سالانه اهداف برنامه ها و اثر بخشی ابزارهای به كار گرفته شده برای نیل به آن اهداف است . و سرانجام بودجه ریزی : هنر قطع هزینه های اضافی از بدنه دستگاهها بدون كمترین سر و صدا  بودجه یك برنامه مالی برای یك دوره محدود زمانی است كه بوسیله آن ، درآمدها و سایر منابع تامین اعتبار و نیز هزینه های برنامه ها و عملیات برای رسیدن به اهداف خاص و معین پیش بینی می شود
 بودجه برنامه عملیات مالی دولت یا سازمانهای دولتی وغیرانتفاعی برای یك مدت معین مثلا"یكسال مالی است.

استفل[5]بودجه در موسسات آموزشی تخصصی را این چنین تعریف می كند: بودجه بندی (مشخص كردن، تخصیص دادن ،افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی موسسات آموزشی)است كه یكی از دو عامل مهم و ضروری در مدیریت و داشتن خلاقیت در مدیریت می باشد.    

اهداف بودجه:‌

 سه هدف عمده واساسی را که بودجه وبودجه ریزی دنبال می کند عبارتند از:1-برنامه ریزی[7]2-همكاری ومشاركت[8] 3-نظارت وكنترل[9]این سه كاركرد بیان می دارد كه بودجه و فرآیند مدیریت مالی انعطاف پذیر است اما از طریق یك دوره مالی جوابگو می باشد.

انواع روشهای بودجه بندی:

 دراصطلاح علمی بودجه ممكن است به شیوه های گوناگون به وسیله نوع وروشهای آماده سازی شرح داده شود.

1-بودجه بندی براساس نوع هزینه یامصرف:

 هزینه های جاری كه بیانگر بودجه روزمره می باشد كه برای هزینه های عمومی استفاده می شود. هزینه های جاری دارای جنبه جاری ، عادی وتكراری می باشند ودرمقابل دریافت كالا وخدماتی انجام می شوند كه برای اجرای عملیات و وظایف جاری آموزش های تخصصی ضروری هستند.كه این هزینه ها شامل الف :هزینه های پرسنلی ب:هزینه های اداری می باشد.

الف-هزینه های پرسنلی

 هزینه هایی هستندكه درانجام خدمت ویابه واسطه آن ،بطورمستقیم یاغیرمستقیم تحت عناوین مختلف حقوق ،دستمزد ،مزایا، پاداش ،اضافه كاروامثال آنها به پرسنل پرداخت می شوند    

ب-هزینه های اداری:

 هزینه های اداری عمدتا "در مقابل دریافت خدمات وكالای مصرف شدنی از اشخاص خارج از سازمان پرداخت می شود.
نوع دوم هزینه ها هزینه های سرمایه ای[10] می باشد. كه بیانگراعتباربرای موارد اصلی است ومخارجی هستندكه موجب ایجاد یا افزایش اموال و داراییهای ثابت می شود (مانند خرید یا احداث ساختمان، خریدزمین، خریدكالای مصرف نشدنی و...)

2-بودجه بندی براساس داده های مدیریتی:

این نوع تقسیم بندی ،این گونه است كه ممكن است مستقیم یا با نظارت اعمال شوند. بودجه مستقیم توسط مدیراطلاع  رسانی تیم مدیریت اعمال خواهد شد.

بودجه مشاركتی نیازمند این مسئله است كه واحدهای اطلاع رسانی برای تنظیم آن مشاركت می كنند.
 3-بودجه بندی براساس روش آماده سازی:

در درجه بندی این روشها از روش خطی به بودجه بندی بر مبنای صفر[11][11]روشهای متنوعیهست كه در آن بودجه می تواند تهیه و نمایش داده شود.  

انواع روشهای آماده سازی بودجه:[12]

 اگر چه انواع زیادی ازانواع بودجه وجود دارد ولی بیشتر آموزش های تخصصی یك نوع ازانواع بودجه رابه كار می برند. این انواع عبارتند از : الف-بودجه بندی متمركز ب-بودجه بندی خطی ج-بودجه بندی فرمولی د-بودجه بندی برنامه ای ه- بودجه بندی عملیاتی و-نظام طرح ریزی،برنامه ریزی،بودجه بندی ز-بودجه بندی برمبنای صفر .

الف-بودجه بندی متمركز

 در این نوع بودجه بندی ، بودجه به وسیله سطوح بالای مدیریت به صورت یكجا برای منابع آموزش در نظر گرفته می شود . از زمانی كه این بودجه نتوانست اهداف سازمان را برآورده كندمدیران آموزش بیشتر از نوع دیگر بودجه استفاده می كنند. اگر چه بودجه بندی متمركز می تواند دارای انعطاف پذیری سطح بالا و كنترل برروی آموزش باشد ولی مدیران آموزش كمتر ازآن استفاده می كنند. بودجه بندی متمركز به این منوال می باشد كه به طوریكجا برای آموزش تخصیص داده می شود ومدیر آموزش آنرابه سطوح پایین تربین برنامه ها وخدمات تخصیص میدهد.

ب-بودجه بندی خطی:

 معمولی ترین بودجه ای كه درآموزش هااستفاده می شود بودجه خطی می باشدوبه خاطرآسان بودن این نوع بودجه،دپارتمان آن رابه عنوان بخشی ازكار، آن راتعریف كرده وبه گروه اجرایی می سپاردلذابودجه به ساده ترین نحو برای مبالغ خاص تهیه شده وبه خریدهای عمومی می رسد. بودجه خطی باید حاوی مطالب و دستورالعملهایی برای همه جنبه های مصرف مستقیم با یكدیگروتامین سایرفاكتورهاباشد.بودجه بندی خطی ساده ترین روش برای جمع آوری داده ها است كه بطوركامل برمبنای مصارف سالهای قبل می باشد.

ج-بودجه بندی فرمولی

بودجه بندی فرمولی نوعی سیستم بودجه ای است كه دراوایل سال1990 بهبوجودآمدوبیشتردركشورآمریكارایج است.
تخصیص بودجه دراینجا براساس فرمول محاسبه می گرددوبرای تعیین نمودن اینكه آیاتمامی اعتبارتخصیص یافته یادرصدی ازآن برای واحدهای موردنظرجذب شده است یانه كه فرمول مورداستفاده قرار می گیرد،ولی ایرادی كه به این بودجه بندی واردمی دانندفقدان شناسایی اهداف سازمان مادر می باشد.

د-بودجه بندی برنامه ای:

 بودجه بندی برنامه ای مرحله بالاترازروش ساده بودجه بندی خطی است . در این نوع از بودجه بندی ، بیشتر روی خدمات آموزش كه برای ارباب رجوع تهیه می شودتمركز می كند،به عنوان مثال خدمات مرجع یاخدمات امانت   این نوع بودجه بندی راجایگزین بودجه بندی خطی به حساب نمی آورند بلكه آن رامكملی برای بودجه بندی خطی می دانند . بودجه بندی برنامه ای بیشتر با اهداف سازمان مرتبط است .دربودجه بندی برنامه ای نیز مانندبودجه بندی خطی ازطبقه بندی اعتبارات برحسب فصول ومواردهزینه استفاده می شود با این تفاوت كه دربودجه خطی كل اعتبارات درموارداین فصول ومواد هزینه پیش بینی می شوددرصورتی كه دربودجه برنامه ای اعتبارات هریك ازبرنامه ها وفعالیتهاوخدمات آموزش تخصصی درقالب فصول ومواردهزینه پیش بینی می گردد(به عنوان مثال خدمات مرجع امانت آموزش ای ،فضای عمومی،اداره آموزش وبرنامه ریزی رفاهی)

 ه-بودجه عملیاتی

بودجه عملیاتی دربعضی ازكاراكترها با بودجه بندی برنامه ای اشتراك دارد اما بودجه عملیاتی از ابتدا برروی آنچه كه پرسنل انجام می دهند و یا آنچه كه آنها برای كامل كردن خدمات آموزش انجام می دهندمتمركز می شود،دراین نوع بودجه بندی وظایف نسبت به برنامه ها پررنگ تر می باشد. بودجه بندی عملیاتی به جای توجه به كالاها و خدماتی كه خریداری می شود و یابه عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیتها خودفعالیت و مخارج كارهایی كه باید انجام شود را مورد توجه قرار می دهد.  بودجه عملیاتی حدود فعالیت و عملیات طبقات پایین سلسله مراتب را بررسی می كند درحالی كه بودجه برنامه ای بیشتربه طبقات بالا می پردازد. بودجه عملیاتی در آموزش های تخصصی بیشتر در بخش فنی مانند(فهرست نویسی و فرآیند مواد) در بخش برنامه ریزی(انتخاب كارمند، مصاحبه، اتوماتیك كردن آموزش)و در بخش ارباب رجوع (مانندمیزامانت، ارتباطات تلفن)كاركرد دارد. بطوركلی بودجه عملیاتی بیشتربر روی كمیت تكیه می كند تا كیفیت فعالیتهای انجام شده.  

و-نظام برنامه ریزی ،برنامه نویسی و بودجه

روش "پی.پی.بی.اس" یكی از گسترده ترین روشهای اجرایی بودجه بندی برنامه ای به شمار می آید ویك كاركرد بسیار باارزش دارد."پی. پی. بی .اس" یكی از كاملترین روشهای بودجه بندی است و وقتی این سیستم به طور كامل اجرا شود به مدیران اطلاعاتی امكان می دهد تا بهترین اقدام در تخصیص منابع برای گسترش در سطح سازمانها به نسبت واحدهای اطلاع رسانی صورت گیرد.

 ز-بودجه بندی برمبنای صفر:

 بودجه بندی بر مبنای صفرنوع پیشرفته سیستم "پی.پی.بی.اس"است كه تمام عوامل اجرایی(برنامه ها،فعالیتها)و درحین عملكرداطلاع رسانی برای بودجه یكسال برمبنای صفردوباره بازنویسی می شوندوبرطبق این سیستم بودجه به سادگی برمبنای رضایت بودجه های سال قبل پایه ریزی می شود . در این سیستم تمام قیمتهای یك سازمان با بودجه صفر شروع به كار می كنند و بایست نسبت به آن اصل كسب رضایت كنند.

 نارسایی های بودجه بندی :

1-بودجه ،بیانگرراهبردهای سازمان نیست وعموما"به ارقام مالی برای یك دوره ی 12 ماهه متكی است.
2-عوامل اساسی ارزش زایی سازمان ، مانندسرمایه های فكری ونیروهای كارآمد سازمان ، فرآیندهای سازمانی وعملیاتی وبه طور كلی دارایی های نامشهود ونقش آنها دردرآمدزایی شركت مورد توجه قرارنمی گیرد .گفتنی
است این گونه عوامل امروزه دربسیاری ازشركت ها50تا90درصدارزش بازار شركت ها راتشكیل می دهند.
3-وظیفه ی عمده ی بودجه بندی متنی عبارت است ازتعیین سقف وحدمعینی برای رشدوكیفیت وحداقلی برای هزینه ها،به عبارت دیگر بودجه ابزاركنترل اهداف وبرنامه های عملیاتی ومالی ازپیش تعیین شده است وبه لحاظ
مغایر با شرایط متحول وپررقابت كنونی است.

4- درشرایط وكشورهایی كه نرخ تورم بالا است ،ارقام بودجه به سرعت معنا واعتبار خودرا به عنوان ابزار سنجشازدست می دهد.تغییرات سریع دربرنامه ها وفعالیت ها نیز تاثیرمشابهی بركارآمدی بودجه می گذارد.
5-بودجه های عملیاتی عمدتا"برپایه ی ارقام دوره ای گذشته وبا افزودن درصدی برای دوره ی آتی تهیه می شود. ارزیابی و كنترل نیز عملا"براساس ارقام ازپیش تعیین شده ( بدون توجه به امكانات خلاقیت و پویایی وپتانسیل
كارهای قابل انجام )صورت می پذیرد.

6-درتهیه بودجه عموما"گرایش به بازی باارقام وبودجه سازی است به ترتیبی كه نتایج فعالیت ها وسطح عملكرد مورد انتظارپایین تر ازحد قابل دستیابی برآورد گردد ومنابع موردنیاز بیش از حد معقول برآوردشود،لذا دربسیاری موارد پاداش های بی رویه براساس مقایسه نتایج واقعی وبودجه ی كاذب پرداخت می گردد.
مشكلات بودجه: مشكلات بودجه ازاواسط تااواخردهه 1990وقتی ازخریداری اطلاعات به سمت دسترسی اطلاعات حركت كردیم ،پیچیده تر شد.

 نتیجه گیری :

 بودجه عبارتست از برنامه عملیات مالی دولت یا سازمان دولتی و و یا یك سازمان برای یك مدت معین و بودجه بندی عبارتست از مشخص كردن، تخصیص دادن، افزایش دادن و مدیریت صندوق مالی موسسات آموزشی. سه هدف عمده بودجه بندی در موسسات آموزشی تخصصی عبارتست از : برنامه ریزی، همكاری و مشاركت، نظارت و كنترل. همچنین فرایند بودجه شامل این مراحل است: ارائه، تصویب، اجرا و كنترل بودجه. برخی از نارساییهای بودجه بندی در موسسات آموزشی های تخصصی عبارتند از: بودجه بیانگر راهبردهای سازمان نیست و عموما به ارقام مالی برای یك دوره 12 ماهه متكی استف عوامل اساسی ارزش زایی سازمان مانند سرمایه های فكری و نیروهای كارآمد سازمان، فرآیندهای سازمانی و عملیاتی و به طور كلی داراییهای نامشهود و نقش آنها در درآمد زایی موسسات آموزشی تخصصی مورد توجه قرار نمی گیرد. و گفتنی است اینگونه عوامل امروزه در بسیاری از شركتها ( موسسات آموزشی های تخصص) 50 تا90 درصد ارزش بازار شركتها (اطلاعات) را تشكیل می دهند. همچنین در شرایط و كشورهایی كه نرخ تورم بالاست ، ارقام بودجه به سرعت معنا و اعتبار خود را به عنوان ابزار سنجش از دست می دهند. مشكلات بودجه در موسسات آموزشی تخصصی ،اول: ایجاد تسهیلات و خدمات و نیز پاسخ به تقاضای مراجعه كنندگان است درحالیكه نباید از محدوده تثبیت شده بودجه فراتر برود. دوم: مجموعه ها و كاركنان كه پیوسته رو به فزونی اند و چنین مجموعه های رو به رشدی به فضای بیشتر(= پول) و وقت بیشتری برای كارمند (= پول) نیاز دارند.
راهكارها و رهنمودهای كیفی و كمی

 اینكه موسسات آموزشی باید از بودجه كافی ، مستقل با هدف و وظایف مدون و مصوب خود برخوردار باشد، تا بتواند نیازهای اطلاعاتی جامعه استفاده كننده را به راحتی برآورده سازد. بودجه جاری موسسات آموزشی باید بخش مشخص و معینی از بودجه جاری سازمان مادر باشد و درآغاز سال مالی به رئیس موسسات آموزشی ابلاغ شود. لازم است برای هزینه های سرمایه ای موسسات آموزشی ( مانند تشكیل مجموعه پایه ، ساختمان جدید، نوسازی، یا نصب سیستم كامپیوتری و جز آن ) بودجه ای جدا از بودجه های سالانه پیش بینی و تصویب شود. وجود ارزیابی عملكرد، ساختار زیر بنایی كنترل موثر را تشكیل می دهد. مدیرانی كه می دانند برای عملكرد باید جوابگو باشند، همواره مراقب اعمال و اقدامات خود خواهند بود.

نوشته :

ناصر داودی راد  و  بهتاش خوشبخت(کارشناس ارشد مدیریت آموزشی دانشگاه شیراز واحد بین الملل)

 


law
جمعه 16 اردیبهشت 1390 01:51 ق.ظ
salam che khbre baba daneshgah majazi rah andakhtin!!!!!!!!!!!!!!!!!!ye matlabi bara ma bisavadam bezarin
پاسخ عارف محمدی : از اظهار نظر شما متشكریم
 
لبخندناراحتچشمک
نیشخندبغلسوال
قلبخجالتزبان
ماچتعجبعصبانی
عینکشیطانگریه
خندهقهقههخداحافظ
سبزقهرهورا
دستگلتفکر